El ciclo de coordinación de acciones

En el mundo del desarrollo de software, es muy fácil hacer que el proyecto o una entrega puntual pueda no lograr llenar las expectativas de los clientes por las múltiples variables que se conjugan en el día a día de esta profesión. En muchas ocasiones incluso cometemos el error de acostumbrarnos como proveedores o acostumbrar a nuestros clientes a que la insatisfacción de expectativas es algo normal. Y aunque sabemos que esto es algo que debería cambiar, hay todo un crisol de ocasiones donde sabemos que nuestros clientes no han estado satisfechos y, afortunadamente, otras donde sí. Las soluciones que desde un principio se han querido aplicar han estado alrededor de las siguientes estrategias: Hacer preguntas de manera exhaustiva como para estar seguros de que realmente conocemos lo que se quiere (Comunicación exhaustiva en las fases de preparación o negociación) o involucrar al cliente durante la elaboración del producto para obtener las respuestas que desconocíamos o que cambiaron en el interín (Comunicación exhaustiva en la fase de ejecución). Si bien aun no hemos llegado a una única respuesta efectiva o a la proporción idónea intermedia entre estas dos estrategias para garantizar la satisfacción de nuestros clientes, hay un unánime acuerdo en el medio acerca de que el secreto está en la comunicación efectiva entre equipo de trabajo y cliente. En lo personal y en lo profesional, la fase donde tengo más competencias (o menos incompetencias) es en la de ejecución, pero al existir fuertes puntos de mejora en las otras fases el ciclo se ve con bastantes dificultades. En la organización veo que tenemos fuertes puntos de mejora en las fases de preparación de ofertas y negociación de condiciones, ya que es bastante común que ante la prisa por cerrar el compromiso se pasen por alto elementos importantes de estas fases, como las condiciones de satisfacción o la capacidad para satisfacer la expectativa del cliente, que afectan gravemente al ciclo de coordinación.

La presentación estuvo bastante interesante, se convirtió en un intercambio de ideas interesante, que nos llevó a aprender, identificar y reconocer los posibles puntos de mejora en cuanto a nuestra conversación cotidiana.
Aunque se ve como a un nivel muy empresarial y como algo abstracto, es sencillo comprenderlo luego que se ejemplifica con experiencias de la vida misma. Es sencillo sentirse identificado con la situación si podemos recordar y reflexionar al respecto. Así que aunque a primera vista parece algo como abstracto y fuera de nuestro alcance, el grupo a quien lo presenté pudo rápidamente comprender e internalizar el material.

Promesas, identidad y confianza

Las promesas son el fundamento para las buenas relaciones sociales, las demas personas nos ven a través de nuestras promesas y su cumplimiento, se forman un juicio de valor gracias a ellas. Aunado a lo anterior también el calificativo de persona confiable o nuestro voto de confianza lo damos normalmente a personas capaces de asumir compromisos, identificarse con ellos y llevarlos a feliz termino, así que las promesas son el ingrediente esencial para las buenas relaciones y además son los argumentos que podemos tener para merecer u otorgar confianza.
Por otro lado estas promesas y este generar confianza permite también desarrollar lo que el autor llama dominios, consistentes en mezclar la confianza junto con otros valores como responsabilidad, competencia. etc
Es normal que tratemos nuestra conversación muy a la ligera y además tenemos la tendencia a creer que las promesas no tienen mucha importancia sin embargo, con todas las cosas que he leido y en base a la aplicación del taller puedo decir que el poder de la conversación esta bastante subestimado

Acciones de Aprendizaje Nº 4

Actividad 1:

El Ciclo de Coordinación está constituido por dos roles a saber: un cliente y un proveedor. Ahora bien, para establecer una acción exitosa será necesaria la presencia de ellos en las fases que lo componen, es decir, la de preparación, negociación, ejecución y evaluación. Todo compone un ciclo, comenzando con un pedido u oferta bien sea del cliente al proveedor ó del proveedor al cliente.
Las conversaciones constituyen aspectos claves, de hecho, son las bases para que ambos (cliente y proveedor) acuerden las condiciones necesarias para lograr la satisfacción ante el compromiso acordado. Recordemos que nuestra identidad personal podrá estar en juego en caso de algún incumplimiento, por ello, deben ser claras y objetivas a fin de generar durante todo el proceso de coordinación ese clima de confianza con el cliente, y poder llegar a la satisfacción con la aprobación final en la fase de evaluación.

Actividad 2:

Todo ser humano es un ente lingüístico que coordina sus acciones a través de conversaciones, generando en ellos compromisos que son sinónimo de promesa. Establecer y cumplir a cabalidad una promesa nos etiqueta en nuestra identidad pública porque son las demás personas las que nos califican con sus juicios y caracterizaciones de acuerdo a las acciones que hemos desarrollado con el tiempo. Así, una ventaja inmediata será la de abrir horizontes, posibilidades en nuestra vida con otras personas que tendrán el aval obtenido de las otras personas con las que hemos establecido acuerdos y/o compromiso y han sido cumplidos. Además y como bien se ha dicho, los aspectos claves serán la sinceridad, competencia y responsabilidad a manera de obtener esa evaluación positiva de que confían en nosotros.

Ciclo de Coordinación de Acciones

El producto que entrego es generalmente aceptado, sin embargo, requiere siempre de ajustes menores, revisión, aclaración y corrección por lo que deduzco que no siempre está todo tan claro como debiera. Una solución valiosisima que he aplicado es la indagación en la fase de Acuerdo
Normalmente con mis proveedores el proceso es más sencillo, la mayoría entienden la urgencia, entienden lo que significa un compromiso adquirido con el cliente y entienden la premura interna que debe generar, más aún los roles se intercambian en varias ocasiones a través del proceso por lo que la idea es que el engranaje de cumplimiento y requisito sea positiva, un ganar - ganar.
Sin embargo el objetivo no es que sea la mayoría sino todos, que el producto ofrezca calidad y sea oportuno y que nos atendamos como nos gustaría ser atendidos.
En el desempeño de mi rol es importante tener claro lo que se requiere, por tanto, las conversaciones las debo enfatizar a lograr mejores acuerdos. En mi caso la fase mejor llevada a cabo es la de Evaluación.
En la red es vital la elaboración de buenos compromisos, para ello debemos mejorar nuestras fases débiles como lo son acuerdo y evaluación además de sacar mayor provecho de nuestro punto fuerte que es la fase de preparación

Promesas, Poniendome al día

Sobre las promesas:
La interacción entre promesa y cumplimiento es lo que da a los otros una imagen de uno mismo. Si falto a mis promesas de manera recurrente o constantemente estoy re-negociando puedo dar la impresión de tener problemas con los compromisos y acuerdos que establezco, incluso más allá, la forma en la que cumplo mi promesa también dice mucho de mi como persona. Si normalmente llego a los extremos de que me coaccionen para cumplir, que cumplo cuando me lo dice alguno de los líderes o de los managers o simplemente desgasto a la otra persona en una espera injustificada puedo estar enviando la misma señal que envio cuando no cumplo.
Todo esto puede evitarse con la sutil diferencia entre hacer una promesa y hacer una buena promesa, además de tratar que se nos hagan buenas promesas pues esto también es nuestra responsabilidad

Sobre las peticiones:
Para realizar una buena promesa o un buen compromiso es necesario formular debidamente las peticiones, así que las peticiones bien definidas y estructuradas normalmente cumplen con su objetivo de conformar buenas promesas, buenos compromisos y buenos acuerdos. Es en la petición en donde se realiza la negociación de las condiciones de cumplimiento, es en ellas donde se pueden plantear los obstaculos o las facilidades para el cumplimiento y es aqui donde tenemos la oportunidad de negarnos dado que es preferible negarse al principio que incumplir al final

Sobre las ofertas:
Las Ofertas me sirven para aumentar las posibilidades de que mi petición sea aceptada por lo tanto esas facilidades y obstáculos mencionados en las peticiones y esas condiciones mencionadas en las promesas constituyen para el oyente una oferta. El hecho de que me comprometa a realizar una entrega en un tiempo determinado para mi como emisor es una condición y restricción, sin embargo, el receptor lo ve como una oferta, como una condición de aceptación, como una justificación o beneficio de la interacción con el emisor.
Estas ofertas pueden dar lugar a contra ofertas las cuales con sencillamente parte de la negociación, parte de la fijación de condiciones para la promesa lo que cambia es el sentido en el que se transmiten.
El problema viene cuando se desequilibra la relación ofrecimiento - cumplimiento por lo que se pasa a ofertar cosas que no se pueden cumplir, siendo esto justamente lo que se debe evitar

Acción # 3: (Ciclo de coordinación de acciones)

Toda acción genera un resultado y por ello, es importante mejorar la capacidad de trabajo en equipo, sin dejar al lado el buen concepto de la conversación que en conjunto con el compromiso generan una estructura de comunicación que puede producir acuerdos entre las unidades relacionadas.
Pienso que en esta red, trabajamos en base a un ciclo que simula la coordinación de acciones en cada jornada, claro esta, que en ocasiones se presentan fallas en el desarrollo de los procesos, produciendo un clima no grato de inquietud entre el cliente y el ejecutor.
Estoy claro en que todo compromiso asumido debe estar directamente relacionado con la responsabilidad de cumplimiento, esta a su vez, afecta al grado de confianza que pueda tener el cliente hacia el objetivo.

Me gusto mucho la actividades de las presentaciones, ya que se expuso una situación donde se recrearon las fases del ciclo de coordinación de acciones y cada uno de los miembros del grupo opino sobre como debería abordarse la situación planteada. Los casos que se usaron para representar las fases del ciclo, uno constaba de un escenario donde se requería que los integrantes de un grupo de trabajo en la universidad, desarrollara un sistema de información para generar reportes de gestión necesarios para una de las dependencias de la universidad y el otro una reunión de padres y representantes de un colegio, en el cual cada uno daba una opinión y se intercambiaban ideas hasta llegar a un acuerdo.

Las promesas y la confianza van de la mano, cuando cumples promesa creas confianza a tú alrededor y a todos les gusta cumplir contigo y estar dentro red.